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在建立总分类帐磁盘文件时，应根据总分类帐文件记录的数量和需要调用某些科目的数据记录的次数，来选择文件的组织形式和存取方式的过程。一般来说，总分类帐文件的记录数量和存取次数均少于明细帐，可以采用顺序组织形式和顺序存取的方式。如果管理上需要及时掌握资金占用、资金来源以及资金运用的情况，为了随时调用某一科目的借方、贷方发生额和结余额，这时也可采用索引顺序组织形式或相对组织形式来建立总分类帐磁盘文件。由于文件记录的内容不同，文件建立时数据的组织结构也不会相同。如果在总分类帐文件的记录中，只主要反映各科目的期初余额、本期发生额、期末余额 ......



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